FAQ aplikacje chmurowe Microsoft

Wspólne

Dostępne aplikacje

W połączeniu z innymi narzędziami i usługami Microsoft, funkcjonalność aplikacji MS TEAMS może być dostosowana do potrzeb określonego działu, zespołu czy też wydziału: 

SharePoint -  bezpieczne miejsce do przechowywania, organizowania i udostępniania informacji oraz uzyskiwania do nich dostępu z każdego urządzenia, może również służyć do tworzenia witryn dla poszczególnych działów, jak również do usprawniania wielu procesów wewnątrz organizacji. 

OneDrive – przechowywanie i udostępnianie dokumentów w chmurze Microsoft dla studentów i pracowników.

Excel / Word / PowerPoint - znane wszystkim aplikacje biurowe, w pakiecie Office 365 wzbogacone o możliwość zapisywania w chmurze oraz współpracy w tym samym czasie przez kilka osób 

OneNote - notatnik  przeznaczony do tworzenia i organizowania notatek/zajęć. W aplikacji MS Teams można go porównać do e-zeszytu do robienia notatek, prac domowych i wielu innych 

Forms - narzędzie do tworzenia ankiet i testów z szeroką gamą ustawień

Lists - świetne narzędzie do tworzenia przeróżnych list oraz baz danych

Planner - planowanie zadań, przydzielanie zadań, śledzenie postępów w zadaniach, a nawet w projektach

Stream - usługa umożliwiająca zamieszczenie filmów i dzielenie się ich treścią między użytkownikami posiadającymi konto Microsoft 

Outlook - miejsce do zarządzania pocztą e-mail, kalendarzami (w tym też spotkaniami MS Teams), kontaktami oraz innymi informacjami osobistymi i zespołowymi. 

i wiele innych...

Aktualizacja licencji (dostęp do aplikacji) dla studentów

Licencje są powiązane ze statusem studenta w USOS. Dziekanat odnotowuje informację w USOS i system przypisze odpowiednie licencje tego samego dnia w nocy.

Licencje absolwentów

Utrata licencji (dostępu do aplikacji) następuje 90 dni po utracie statusu w systemie USOS. W przypadku braku odpowiedniego statusu należy kontaktować się z dziekanatem swojego wydziału. W przypadku absolwentów PW 90 dni po zmianie statusu w USOS jest przypisywana licencja Exchange Online (Plan 1) for alumni która daje dostęp do poczty studenckiej odraz To-Do, a także OneDrive. Po kolejnych 30 dniach dane w usługach takich jak MS teams zostają usunięte.

Wznowienia na obronę

W przypadku wznawiania i konieczności konsultacji poprzez MS Teams czy wymiany plików jest przypisywana licencja z aplikacjami dla osób wznawiających. Aby taka licencja została przypisana dziekanat musi zapisac osobe na program wznawiający (nie jest on związany ani ze statusem studenta ani z prawami studenta).

Zmiana nazwiska / imienia przez studentów.

Zmiana adresu ze studenta na doktoranta / dodanie aliasu doktoranckiego.

Dane zawarte w ramach konta microsoft są aktualizowane na podstawie USOS. W przypadku zmiany nazwiska lub imienia albo stopnia studiowania taka zmiana musi zostać wprowadzona do USOS, na tej podstawie wieczorem zostanie zaktualizowana nazwa wyświetlana w ramach konta microsoft oraz dodany odpowiedni alias mailowy do konta pocztowego i ustawiony jako główny. Login pozostaje bez zmian. Zmiana w ramach skrzynki mailowej powinna być widoczna następnego dnia po dokonaniu zmiany w USOS, w przypadku pozostałych aplikacji microsoft zmiany mogą potrwać dłużej, w przypadku MS Teams nawet do tygodnia.

Jak zmienić zdjęcie profilowe ?

Zdjęcia widoczne w aplikacja należy zmienić poprzez stronę
w przypadku pracowników
https://webmail.pw.edu.pl/
po zalogowaniu należy wybrać zdjęcie bądź obrazek z inicjałami w prawym górnym rogu
wybrać opcję "przekaż zdjęcie"

w przypadku studentów
https://outlook.office.com/
po zalogowaniu należy wybrać zdjęcie bądź obrazek z inicjałami w prawym górnym rogu
ponownie nacisnąć zdjęcie
wybrać opcję "wybierz plik"

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe

Aplikacje chmurowe umożliwiają logowanie dwuskładnikowe, tj.: oprócz loginu i hasła można zastosować :

  • aplikacja - aplikacja zainstalowana na telefonie pozwala zatwierdzić logowanie lub wyświetlić aktualny kod do wpisania przy logowaniu
  • telefon - możliwość wysyłania SMSów lub połączeń z informacją o kodzie potrzebnym do logowania
  • hasło aplikacji - hasło przeznaczone dla konkretnej aplikacji - konieczne w przypadku aktywowania uwierzytelniania dwuskładnikowego oraz używania aplikacji która takiej autoryzacji nie wspiera
  • klucz zabezpieczeń - pendrive USB posiadający specjalne oprogramowanie które może przechowywać certyfikat z kluczem - aby aktywować tą opcję wcześniej należy aktywować uwierzytelnianie aplikacją lub telefonem
  • telefon biurowy - możliwość wysyłania połączeń głosowych z informacją o kodzie potrzebnym do logowania

Aby włączyć / dodać uwierzytelnianie dwuskładnikowe należy zalogować się na stronie

https://mysignins.microsoft.com/security-info

wybrać "+ Dodaj metodę logowania", wybrać metodę uwierzytelniania i postępować dalej zgodnie z instrukcjami dla danej metody.

Zmiana języka aplikacji

Zmiana domyślnego języka dla wszystkich aplikacji

Zmiany domyślnego języka można dokonać wysyłając zgłoszenie na 5999@pw.edu.pl

Zmiana języka dla konkretnej aplikacji

Power Automate / Microsoft Flow

https://emea.flow.microsoft.com/

PowerApps

MS Forms

Ponowne używanie formularzy przy kolejnych zadaniach / duplikowanie formularza

Formularze które można użyć w MS Teams muszą być w obszarze użytkownika (twórcy testu) nie obszarze grup (przypięte).

Aby ponownie użyć formularza użytego w ramach zespołu (do innego zespołu lub poza zespołem) należy go zduplikować.

Aby zduplikować formularz należy wejść w niego, w prawym górnym rogu wybrać opcję "Udostępnij" a następnie "Uzyskaj link do duplikowania".

W nowym oknie otwieramy taki link i wybierajmy opcję "Zduplikuj" wtedy taki formularz pojawi się w "moje formularze".

Dostęp do własnych formularzy oraz kosza z usuniętymi formularzami jest pod linkiem w prawym dolnym rogu.

Udostępnianie formularza do współpracy (tworzenie oraz sprawdzanie zadań przez więcej niż jedną osobę)

W prawym górnym rogu wybieramy ikonę ludzików.

Kopiujemy link do współpracy i wysyłamy go do osób które mają współpracować przy tworzeniu i ocenianiu testu.

Z listy rozwijanej wybieramy "Określone osoby w mojej organizacji mogą wyświetlać i edytować".

W polu poniżej wyszukujemy i wybieramy osoby którym chcemy nadać uprawnienia.

Ustawienia są automatycznie zapisywane (wystarczy zamknąć tą sekcję (ponownie wybrać ikonę ludzików)).

Sharepoint Online

Porównanie opcji dostępnych wzorów stron (opcje przy zakładaniu strony)

Główne rodzaje dostępnych szablonów

Funkcjonalność\nazwa szablonu komunikacja dokumenty Teams    publikacje bez wzorca visio Project
właściciel konta osobowe konta osobowe grupa konta osobowe konta osobowe konta osobowe konto osobowe konto osobowe
dodatkowe wymagania     możliwość modyfikacji grup M365     po otwarciu strony trzeba wybrać szablon diagramy procesów wymagają posiadania visio (dostępny jest on w ramach Azure Dev Tools for Teaching) posiadanie licencji Project
               
               
               
               
               

Poniżej znajdują się krótkie opisy rodzajów stron wraz z przykładowymi zrzutami ekranu

komunikacyjna

umożliwia wstawianie głównych informacji, aktualności, wydarzeń z kalendarza. Pozwala także przechowywać pliki. W przypadku planowania różnego rodzaju zawartości lub możliwości pojawienia się takich potrzeb najlepiej wybrać ten rodzaj witryny.

Teams 

jest to witryna do wymiany plików, konwersacji i informacji. Z racji iż właścicielem jest grupa M365, aby zmienić właściciela trzeba mieć możliwość zmiany członków grupy, tworzenie takiej witryny bez włączonej opcji zespołu teams jest utrudnieniem. Z tego powodu zakładanie tego rodzaju witryn jest niedostępne bezpośrednio. Prosimy zakładać je za pośrednictwem zakładania zespołów [link] wybierając rodzaj zespołu "inny".

visio

jej głównymi elementami jest diagram procesów, umożliwienie wyświetlania w ramach witryny diagramów zrobionych w programie visio oraz zadania które można przydzielać, organizować we wskaźniki postępu lub wykresy gantta

Project

przeznaczone dla aplikacji Project, wymaga licencji Project