FAQ aplikacje chmurowe Microsoft

Wspólne

Dostępne aplikacje

W połączeniu z innymi narzędziami i usługami Microsoft, funkcjonalność aplikacji MS TEAMS może być dostosowana do potrzeb określonego działu, zespołu czy też wydziału: 

SharePoint -  bezpieczne miejsce do przechowywania, organizowania i udostępniania informacji oraz uzyskiwania do nich dostępu z każdego urządzenia, może również służyć do tworzenia witryn dla poszczególnych działów, jak również do usprawniania wielu procesów wewnątrz organizacji. 

OneDrive – przechowywanie i udostępnianie dokumentów w chmurze Microsoft dla studentów i pracowników.

Excel / Word / PowerPoint - znane wszystkim aplikacje biurowe, w pakiecie Office 365 wzbogacone o możliwość zapisywania w chmurze oraz współpracy w tym samym czasie przez kilka osób 

OneNote - notatnik  przeznaczony do tworzenia i organizowania notatek/zajęć. W aplikacji MS Teams można go porównać do e-zeszytu do robienia notatek, prac domowych i wielu innych 

Forms - narzędzie do tworzenia ankiet i testów z szeroką gamą ustawień

Lists - świetne narzędzie do tworzenia przeróżnych list oraz baz danych

Planner - planowanie zadań, przydzielanie zadań, śledzenie postępów w zadaniach, a nawet w projektach

Stream - usługa umożliwiająca zamieszczenie filmów i dzielenie się ich treścią między użytkownikami posiadającymi konto Microsoft 

Outlook - miejsce do zarządzania pocztą e-mail, kalendarzami (w tym też spotkaniami MS Teams), kontaktami oraz innymi informacjami osobistymi i zespołowymi. 

i wiele innych...

Aktualizacja licencji (dostęp do aplikacji) dla studentów

Licencje są powiązane ze statusem studenta w USOS.

Dziekanat odnotowuje informację w USOS i system przypisze odpowiednie licencje tego samego dnia w nocy.

Dla nowoprzyjętych studentów pełne licencje są aktywowane na 14 dni przed rozpoczęciem studiów wg. USOS.

Licencje absolwentów

Utrata licencji (dostępu do aplikacji) następuje 90 dni po utracie statusu w systemie USOS. W przypadku braku odpowiedniego statusu należy kontaktować się z dziekanatem swojego wydziału. W przypadku absolwentów PW 90 dni po zmianie statusu w USOS jest przypisywana licencja Exchange Online (Plan 1) for alumni która daje dostęp do poczty studenckiej odraz To-Do, a także OneDrive. Po kolejnych 30 dniach dane w usługach takich jak MS teams zostają usunięte.

Wznowienia na obronę

W przypadku wznawiania i konieczności konsultacji poprzez MS Teams czy wymiany plików jest przypisywana licencja z aplikacjami dla osób wznawiających. Aby taka licencja została przypisana dziekanat musi zapisac osobe na program wznawiający (nie jest on związany ani ze statusem studenta ani z prawami studenta).

Reset MFA / brak dostępu do aplikacji Microsoft Authenticator

Jednorazowe hasło można wygenerować za pomocą USOS

https://usosweb.usos.pw.edu.pl/kontroler.php?_action=uslugi_pw/pw_office/index

Jednorazowe hasło tymczasowego dostępu może być wygenerowane raz na 20 minut.

Po wygenerowaniu hasła należy otworzyć stronę, najlepiej w sesji incognito aby nie nastąpiły problemy z już otwartymi sesjami,

https://mysignins.microsoft.com/security-info

zalogować się, a następnie dodać nową metodę uwierzytelniania wieloskładnikowego.

Reset MFA / no access to Microsoft Authenticator app

please go to the website
https://usosweb.usos.pw.edu.pl/kontroler.php?_action=uslugi_pw/pw_office/index

generate a new TAP (temporary access password) password

Open a new browser window in incognito mode

open link
https://mysignins.microsoft.com/security-info

provide login and next temporary access password

Create new authentication method

Zmiana nazwiska / imienia przez studentów.

Zmiana adresu ze studenta na doktoranta / dodanie aliasu doktoranckiego.

Dane zawarte w ramach konta microsoft są aktualizowane na podstawie USOS. W przypadku zmiany nazwiska lub imienia albo stopnia studiowania taka zmiana musi zostać wprowadzona do USOS, na tej podstawie wieczorem zostanie zaktualizowana nazwa wyświetlana w ramach konta microsoft oraz dodany odpowiedni alias mailowy do konta pocztowego i ustawiony jako główny. Login pozostaje bez zmian. Zmiana w ramach skrzynki mailowej powinna być widoczna następnego dnia po dokonaniu zmiany w USOS, w przypadku pozostałych aplikacji microsoft zmiany mogą potrwać dłużej, w przypadku MS Teams nawet do tygodnia.

Jak zmienić zdjęcie profilowe ?

Zdjęcia widoczne w aplikacja należy zmienić poprzez stronę
w przypadku pracowników
https://webmail.pw.edu.pl/
po zalogowaniu należy wybrać zdjęcie bądź obrazek z inicjałami w prawym górnym rogu
wybrać opcję "przekaż zdjęcie"

w przypadku studentów
https://outlook.office.com/
po zalogowaniu należy wybrać zdjęcie bądź obrazek z inicjałami w prawym górnym rogu
ponownie nacisnąć zdjęcie
wybrać opcję "wybierz plik"

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe

Aplikacje chmurowe umożliwiają logowanie dwuskładnikowe, tj.: oprócz loginu i hasła można zastosować :

• aplikacja - aplikacja zainstalowana na telefonie pozwala zatwierdzić logowanie lub wyświetlić aktualny kod do wpisania przy logowaniu
• telefon - możliwość wysyłania SMSów lub połączeń z informacją o kodzie potrzebnym do logowania
• hasło aplikacji - hasło przeznaczone dla konkretnej aplikacji - konieczne w przypadku aktywowania uwierzytelniania dwuskładnikowego oraz używania aplikacji która takiej autoryzacji nie wspiera
• klucz zabezpieczeń - pendrive USB posiadający specjalne oprogramowanie które może przechowywać certyfikat z kluczem - aby aktywować tą opcję wcześniej należy aktywować uwierzytelnianie aplikacją lub telefonem
• telefon biurowy - możliwość wysyłania połączeń głosowych z informacją o kodzie potrzebnym do logowania

Aby włączyć / dodać uwierzytelnianie dwuskładnikowe należy zalogować się na stronie

https://mysignins.microsoft.com/security-info

wybrać "+ Dodaj metodę logowania", wybrać metodę uwierzytelniania i postępować dalej zgodnie z instrukcjami dla danej metody.

Zmiana języka aplikacji

Zmiana domyślnego języka dla wszystkich aplikacji

Zmiany domyślnego języka można dokonać wysyłając zgłoszenie na 5999@pw.edu.pl

Zmiana języka dla konkretnej aplikacji

Power Automate / Microsoft Flow

https://emea.flow.microsoft.com/

PowerApps

Konta Generyczne Gości 

Konta dla osób które współpracują z Politechniką Warszawską przez krótki okres i potrzebują dostępu do zasobów wewnętrznych za pośrednictwem konta @pw.edu.pl mogą otrzymać konto generyczne.

Aby otrzymać takie konto należy zawnioskować poprzez formularz:

https://wutwaw.sharepoint.com/sites/tc/SitePages/KGG.aspx

Zawnioskować może kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona oraz pełnomocnik IT zgłoszony przez jednostkę do Centrum Informatyzacji.

Informację o pełnionej funkcji wypełnia się w punkcie "Jaką funkcję pełnisz", w przypadku osób upoważnionych odpowiednie upoważnienie należy wgrać w kolejnym punkcie.

Informacje statystyczne

Z racji udostępniania, za pośrednictwem tych kont, dokumentów Politechniki Warszawskiej odpowiedzialność za udostępnione dane posiada udostępniający, to znaczy osoba wypełniająca formularz. Oznacza to że za to konto gościa pracownik wypełniający formularz odpowiada tak samo jak za swoje konto uczelniane.

Wypełniając wniosek należy wybrać przeznaczenie konta, czyli do jakiej grupy zadań konto jest potrzebne. Jeśli nie ma na liście odpowiedniej grupy należy widać ją ręcznie w polu "Inne"

W części "Jaką funkcję pełnią osoby które dostaną konto" chodzi o funkcję pełnioną przez osobę w jednostce zewnętrznej. Może to być "profesor uczelni", a w polu wcześniejszym jako funkcję w PW może pełnić "członek komisji dyplomowej". Innym przykładem może być osoba pełniąca funkcję "konsultanta" w swojej firmie, a w ramach zespołu PW może być to "inżynier wdrożenia" lub także "konsultant".

Te informacje są widoczne tylko dla osób obsługujących wnioski ze strony Centrum Informatyzacji i służą jedynie jako informacje statystyczne.

Informacje wyświetlane na koncie 

Po na jechaniu kursorem myszy na ikonę danego konta, np. w aplikacji MS Teams, wyświetlane są informacje ułatwiające identyfikacje danych kont.

Każde konto ma login w postaci [8 cyfr]@pw.edu.pl

Konta można otrzymać w dwóch formatach:

Konto osobowe

W przypadku konieczności ułatwienia rozpoznawania osób możliwe jest ustawienie nazwy wyświetlanej, imienia oraz nazwiska, nazwy jednostki oraz stanowiska.

Nazwa wy świetlana będzie w formacie "Nazwisko Imię (numer konta)"

Nazwa jednostki może być zarówno nazwą jednostki PW w której osoba będzie pełniła funkcję lub realizowała zadanie jak i też nazwę firmy zewnętrznej, w celu wyróżnienia z reprezentantem jakiej firmy lub jednostki kontaktujemy się.

Stanowisko nie jest konieczne i można zostawić pole puste lub wypełnić nazwą pełnionego stanowiska w zespole PW lub jednostce zewnętrznej.

Z racji zmiany danych w koncie konieczne jest wypełnianie formularza dla każdego konta osobno.

Konta bezosobowe

Jeżeli potrzeba kilku kont i nie trzeba wprowadzać ich imion i nazwisk w celu rozróżnienia można zawnioskować o kilka kont naraz.

Nazwy wyświetlane takich kont będą w formacie "Konto gościa (numer konta)", stanowiskiem będzie "gość" a nazwą jednostki "Politechnika Warszawska".

MS Forms

Ponowne używanie formularzy przy kolejnych zadaniach / duplikowanie formularza

Formularze które można użyć w MS Teams muszą być w obszarze użytkownika (twórcy testu) nie obszarze grup (przypięte).

Aby ponownie użyć formularza użytego w ramach zespołu (do innego zespołu lub poza zespołem) należy go zduplikować.

Aby zduplikować formularz należy wejść w niego, w prawym górnym rogu wybrać opcję "Udostępnij" a następnie "Uzyskaj link do duplikowania".

W nowym oknie otwieramy taki link i wybierajmy opcję "Zduplikuj" wtedy taki formularz pojawi się w "moje formularze".

Dostęp do własnych formularzy oraz kosza z usuniętymi formularzami jest pod linkiem w prawym dolnym rogu.

Udostępnianie formularza do współpracy (tworzenie oraz sprawdzanie zadań przez więcej niż jedną osobę)

W prawym górnym rogu wybieramy ikonę ludzików.

Kopiujemy link do współpracy i wysyłamy go do osób które mają współpracować przy tworzeniu i ocenianiu testu.

Z listy rozwijanej wybieramy "Określone osoby w mojej organizacji mogą wyświetlać i edytować".

W polu poniżej wyszukujemy i wybieramy osoby którym chcemy nadać uprawnienia.

Ustawienia są automatycznie zapisywane (wystarczy zamknąć tą sekcję (ponownie wybrać ikonę ludzików)).

SharePoint Online

Porównanie opcji dostępnych wzorów stron (opcje przy zakładaniu strony)

Główne rodzaje dostępnych szablonów

Poniżej znajdują się krótkie opisy rodzajów stron wraz z przykładowymi zrzutami ekranu

komunikacyjna

umożliwia wstawianie głównych informacji, aktualności, wydarzeń z kalendarza. Pozwala także przechowywać pliki. W przypadku planowania różnego rodzaju zawartości lub możliwości pojawienia się takich potrzeb najlepiej wybrać ten rodzaj witryny.

Teams 

jest to witryna do wymiany plików, konwersacji i informacji. Z racji iż właścicielem jest grupa M365, aby zmienić właściciela trzeba mieć możliwość zmiany członków grupy, tworzenie takiej witryny bez włączonej opcji zespołu teams jest utrudnieniem. Z tego powodu zakładanie tego rodzaju witryn jest niedostępne bezpośrednio. Prosimy zakładać je za pośrednictwem zakładania zespołów [link] wybierając rodzaj zespołu "inny".

visio

jej głównymi elementami jest diagram procesów, umożliwienie wyświetlania w ramach witryny diagramów zrobionych w programie visio oraz zadania które można przydzielać, organizować we wskaźniki postępu lub wykresy gantta

Project

przeznaczone dla aplikacji Project, wymaga licencji Project

Stream 

Przenoszenie materiałów do SharePoint'a

Do końca marca 2024 zostanie wyłączona usługa Microsoft Stream a wraz z nią zostanie utracony dostęp do wszystkich filmów wideo na tej platformie (w tym także tych udostępnionych). Aby temu zapobiec należy przenieść wszystkie materiały do usługi SharePoint.

Aby to wykonać należy wejść na stronę: 

https://web.microsoftstream.com/

Następnie przejść do zakładki w lewym górnym rogu "Moja zawartość" (My content) a następnie "Klipy Video" (Video):

Wybieramy interesujący nas film i klikamy na 3 kropki a następnie kolejno "Pobierz video" (Download Video):

Kiedy pobierzemy wszystkie interesujące nas filmy wchodzimy na stronę SharePoint: https://wutwaw.sharepoint.com/_layouts/15/sharepoint.aspx lub uruchomiamy Teams, wybierając odpowiedni zespół, wchodzimy do zakładki "Pliki" a następnie klikamy w 3 kropki i przycisk "Otwórz w programie SharePoint": 

Tam wybieramy nasz kanał, w którym dodamy wcześniej pobrane przez nas filmy. Następnie przechodzimy do zakładki "Shared for us" (Udostępnione nam) i przeciągamy kolejno filmy z dysku:

Po zakończeniu wysyłania filmu powinniśmy otrzymać komunikat w prawym górnym rogu, że "Dokument <nazwa pliku>.mp4 jest teraz dostępny" (Document <nazwa pliku>.mp4 is now available). Procedurę powtarzamy dla każdego pliku. Po zakończeniu przesyłania, filmy powinny być już dostępne dla wszystkich w danym kanale.

Udostępnianie filmu w SharePoint

Gdybyśmy chcieli jednak przekazać go szerszej grupie odbiorców np. danej osobie z poza zespołu Teams należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na poszczególny plik a następnie "Udostępnij" (Share): 

Wyskoczy okienko, w którym można wyszukać poszczególną osobę i przydzielić jej dostęp po czym klikając na przycisk "Wyślij" (Send), osoba dostanie maila o udostępnieniu jej filmu:

Również film można udostępnić dla wszystkich osób w PW lub dla dowolnej osoby spoza PW. W tym celu należy w oknie udostępniania kliknąć w zębatkę w prawym górnym rogu okna:

A następnie należy sprecyzować dostęp do filmu, dostępne są kolejno możliwości:

• Dla każdego w Internecie kto posiada link czyli "Wszyscy" (Anyone) - link należy wysłać osobno
• Dla każdego w domenie pw.edu.pl "Osoby w firmie Politechnika Warszawska" (People in Politechnika Warszawska) - link należy wysłać osobno
• "Osoby mające już dostęp" (Existing people) - wybranie tej opcji spowoduje przesłanie automatycznego maila z informacją o dostępie dla osób, które mają dostęp do kanału SharePoint
• "Wybrane osoby" (Specyfic people) - jest to powtórzenie opcji z wysyłaniem do poszczególnej osoby w PW - wysyła automatycznego maila z informacją o dostępie

Po wybraniu jednej z opcji, należy ją zaakceptować klikając przycisk "Zastosuj" (Apply).

Ta sama metoda działa również dla udostępnionego całego folderu, wtedy zamiast wybierania poszczególnego pliki należy kliknąć w przycisk "Udostępnij" (Share) w górnej zakładce, jak ukazano poniżej a następnie wykonać wcześniej opisane kroki.