Analiza procesów

Standaryzacja i ciągły nadzór nad przebiegiem procesów zachodzących na Uczelni to nieodłączny element usprawniania zarządzania organizacją. Rosnące potrzeby użytkowników oraz zmieniające się prawo (RODO, Ustawa 2.0) wymaga wprowadzenia zmian przede wszystkim w istniejących procesach i procedurach, a w kolejnym kroku odwzorowanie tych zmian w systemie, który wspomaga realizację tychże procesów. W celu sprawnego zarządzania Uczelnią, w każdym aspekcie jej funkcjonowania (nauka,  dydaktyka, współpraca z otoczeniem, administracja), należy poddać wnikliwej analizie istniejące i obowiązujące procesy, procedury oraz regulacje. Przeprowadzenie jednoznacznej identyfikacji i analizy pozwoli na znalezienie tzw. wąskich gardeł, a utworzenie mapy procesów oraz ich dokładny opis przebiegu pozwoli na wykrycie miejsc do potencjalnego usprawnienia. W ten sposób możliwa stanie się ich optymalizacja, co przełoży się m.in. na poprawę wydajności i ujednolicenie obowiązujących procedur, a to z kolei pozwoli lepiej zaprojektować nowe funkcjonalności w systemie informatycznym wspomagającym proces kształcenia. Analiza oraz optymalizacja procesów wpłynie pozytywnie również m.in. na organizację centralnych laboratoriów wirtualnych, z pomocą których możliwa jest realizacja zaawansowanych eksperymentów na odległość oraz dostarczają potencjał nowoczesnych rozwiązań w zakresie e-learningu, z którego mogą korzystać zarówno studenci, jak i pracownicy Uczelni. Ułatwi to podnoszenie kompetencji osób chcących zwiększyć swoją wiedzę i / lub ich dalszy rozwój naukowy.

Zakres projektu

W Politechnice Warszawskiej niezbędne jest przeprowadzenie kompleksowej analizy wszystkich zachodzących procesów. W tym celu należy utworzyć ich kompleksową mapę ilustrującą wzajemne powiązania. Należy dokonać identyfikacji właścicieli, warunków wejścia / wyjścia. W ten sposób dostarczony zostanie jednorodny obraz złożonej struktury funkcjonowania Uczelni, która stanowić będzie bazę merytoryczną pod dalsze decyzje dot. rozwoju oraz usprawnień w funkcjonowaniu Politechniki Warszawskiej. Całość działania przełoży się na podniesienie poziomu kształcenia poprzez ujednolicenie lub eliminację / optymalizację niewydajnych procesów, usprawnienie przepływu danych oraz usprawnienie procesu podejmowania decyzji.

Przewidywany okres realizacji

Maj 2019 – Grudzień 2021

Kamienie milowe

Lp. Termin Działanie
1. Maj 2019 Uruchomienie projektu - powołanie struktur projektowych, podział obowiązków
2. Lipiec 2019 Przygotowanie wymagań na wyłonienie Wykonawcy
3. Wrzesień 2019 Opracowanie SIWZ do postępowania o zamówienie publiczne na przygotowanie pełnej analizy mapy procesów, ich przebiegu oraz na szkolenia z obsługi wybranego programu
4. Wrzesień 2019 Ogłoszenie postępowania przetargowego na wybór wykonawcy
5. Grudzień 2019 Zakończenie postępowania o zamówienie publiczne wraz z podpisaniem umowy
6. Styczeń 2020 Szkolenia z wybranego standardu modelowania i obsługi wybranego programu
7. Czerwiec 2020 Analiza istniejących i obowiązujących procesów, w ich obecnej formie - na potrzeby projektów: "Elektronicznego Obsługi Dokumentów" oraz "Modernizacja i optymalizacja ergonomii interfejsu użytkownika w obszarze dziekanatów – zarządzanie tokiem studiów"
8. Grudzień 2020 Analiza istniejących i obowiązujących procesów, w ich obecnej formie - pozostałe procesy
9. Marzec 2021 Analiza zmian/modyfikacji procesów ze względu na potrzeby użytkowników i zmieniające się prawo (RODO, Ustawa 2.0)
10. Czerwiec 2021 Opracowanie propozycji optymalizacji procesów i ujednolicenie procedur
11. Wrzesień 2021 Opracowanie pełnej, ostatecznej analizy w skład której wchodzi tzw. mapa procesów wraz z pełnym odwzorowaniem ich przebiegu, własności (właściciel, dane we/wy, produkty, etc.) wraz z propozycją potencjalnej optymalizacji
12. Grudzień 2021 Zakończenie projektu
Logo funduszy europejskich: Wiedza Edukacja Rozwój, Europejski Fundusz Społeczny