Centralna poczta dla pracowników

Informacje ogólne

• Poczta dla pracowników jest realizowana w oparciu o serwery Exchange Server umieszczone na uczelni;
• Do posiadania konta ma prawo każdy pracownik posiadający aktualną umowę pracę lub umowę cywilnoprawną;
• Konta użytkownika zakładane są automatycznie na bazie zawartości systemu Active Directory;
• Domyślna pojemność skrzynki pocztowej wynosi 10 GB z możliwością stopniowego zwiększania do 20 GB;
• Maksymalna wielkość pojedynczej wiadomości z załącznikiem (z kodowaniem MIME) wynosi 64 MB;
• W przypadkach szczególnych możliwe jest zwiększenie pojemności, ale nie więcej niż 30 GB. Wymagany jest pisemny wniosek (wraz z uzasadnieniem) Dziekana, Kierownika Jednostki i za zgodą Dyrektora CI.

Format loginu oraz adresu pocztowego

• Domyślnym adresem email jest login z systemu Active Directory w formacie imie.nazwisko@pw.edu.pl;
• W przypadku nazwiska dwuczłonowego zarówno adres email oraz login składa się z imie.drugie_nazwisko@pw.edu.pl;
• Istnieje możliwość zmiany adresu email - pod warunkiem uzgodnienia go z Centrum Informatyzacji;
• Konto pocztowe zakładane jest na wniosek Pracownika, Dziekana, Dyrektora, Kierownika.

Skrzynki współdzielone

• Dla potrzeb realizacji różnych zadań oraz funkcji możliwe jest utworzenie skrzynek współdzielonych;
• Skrzynka współdzielona jest tworzona na wniosek Dziekana, Dyrektora, Kierownika;
• Wraz z wnioskiem musi być podana lista osób uprawnionych do korzystania ze skrzynki;
• Ze względów bezpieczeństwa dostęp do skrzynki współdzielonej jest możliwy jedynie poprzez dostęp pośredni za pomocą skrzynki imiennej (osób uprawnionych);
• Założenie skrzynki współdzielonej należy zgłosić poprzez email na 5999@pw.edu.pl lub poprzez pismo do Centrum Informatyzacji;
• Na liście mogą się znajdować wyłącznie pracownicy posiadający konta pocztowe w centralnym systemie pocztowym;
• Preferowany format adresu skrzynki współdzielonej to AA.BB@pw.edu.pl gdzie "AA" to nazwa funkcji (np. sekretariat) a "BB" skrót nazwy jednostki (np. CI).

Konta emerytowanych pracowników

• Emerytowani pracownicy mogą przedłużyć konto przez Dziekana, Dyrektora, Kierownika wypełniając formularz dostępny pod linkiem: https://wutwaw.sharepoint.com/sites/tc/SitePages/PWKP.aspx;
• Niestety nie mamy w żadnym systemie informacji o aktywności pracownika emeryta z tego powodu konto można przedłużyć maksymalnie do 1 roku z możliwością przedłużenia przez formularz na kolejny rok;

Konta gości

• Pracownicy mogą ubiegać się o tymczasowe konta dla gości (osób zewnętrznych) współpracujących z Uczelnią w ramach działalności naukowo-dydaktycznej, projektów, grantów;
• W tym celu należy zgłosić zapotrzebowanie poprzez formularz wnioskowania o konta generyczne gościa, formularz dostępny jest pod linkiem: https://wutwaw.sharepoint.com/sites/tc/SitePages/KGG.aspx;
• W ramach licencji goście PW uzyskują czasowy (maksymalnie do 1 roku) dostęp do usług chmurowych Office 365, w tym skrzynki pocztowej @pw.edu.pl oraz MS Teams;
• Odpowiedzialność za prawidłowe użytkowanie konta gościa ponosi Wnioskodawca.

Przeznaczenie kont

• Konta pocztowe są przeznaczone do realizacji zadań w Uczelni;
• Zabrania się użytkowania poczty do celów innych niż służbowe;
• Konta pocztowe uczelni stanowią własność uczelni. Wgląd do konta innej osoby może być realizowany na wniosek właściwych służb lub na wniosek Kierownika Jednostki za zgodą Dyrektora CI;
• Konta pracowników są automatycznie wyłączane po wygaśnięciu umowy lub zgodnie z wypełnionym formularzem przedłużania kont;
• Skrzynka pocztowa byłego pracownika jest archiwizowana, a następnie usuwana 180 dniach z serwerów Exchange Server.

Ochrona poczty

• Maile przychodzące i wychodzące z systemu pocztowego są skanowane i klasyfikowane przez skanery pocztowe, więcej informacji znajduje się pod linkiem: SPAM - często zadawane pytania;
• Każdy użytkownik ma ustawione limity wysyłki:
  • Liczba jednoczesnych adresatów w jednej wiadomości: 100;
  • Liczba emaili na dzień do zewnętrznych adresatów: 200;
  • Wartość poszczególnych limitów ustala administrator poczty za zgodą Dyrektora CI;
  • Wartości mogą być zmienione tylko w bardzo uzasadnionych przypadkach;
• Maile zgromadzone w skrzynkach mogą być skanowane za pomocą oprogramowania antywirusowego i antyspamowego. W przypadku wykrycia podejrzanych przesyłek system skanujący może je usunąć;
• Ze wzgledów bezpieczeństwa nie właczamy przekierowań na zewnętrzne konta pocztowe.

Powiadomienia z kont systemowych

Na skrzynki pracownicze mogą przychodzić różnego rodzaju powiadomienia, które są wysyłane wyłącznie z adresów w domenie pw.edu.pl:

• mail.scanner@pw.edu.pl jest to codzienna kwarantanna informująca o mailach, które zostały zablokowane z powodu podejrzenia o SPAM (są to wiadomości wysyłane cyklicznie);
• 5999@pw.edu.pl jest adresem działu Service Desk, za jego pośrednictwem przychodzą maile dotyczące aktualnych zgłoszeń;
• ash.ci@pw.edu.pl jest adresem informującym o terminie ważności konta pracowniczego (są to wiadomości automatyczne, prosimy nie odpowiadać);
• info.pw@pw.edu.pl jest adresem zawierającym ważne ogłoszenia lub informacje dla wszystkich pracowników;
• o365.flow@pw.edu.pl jest adresem zawierającym informacje o statusie wypełnionych formularzy (są to wiadomości automatyczne, prosimy nie odpowiadać, jedyną możliwością reakcji jest naciśniecie wybranej dostępnej opcji w treści maila);

Adresy Microsoft:

• flow-noreply@microsoft.com z tego adresu przychodzą formularze wymagające interakcji (są to wiadomości automatyczne, prosimy nie odpowiadać, jedyną możliwością reakcji jest naciśniecie wybranej dostępnej opcji w treści maila);
• noreply@emeaemail.teams.microsoft.com z tego adresu przychodzą powiadomienia z aplikacji Teams (informacje o nowych wiadomościach lub aktywnościach w zespołach);
• no-reply@sharepointonline.com z tego adresu przychodzą powiadomienia z aplikacji SharePoint lub OneDrive z informacją o nowych dostępach do folderów lub plików; 

Należy zwrócić uwagę, że nazwa wyświetlana adresata może być fałszywa (tzw. spoofing), dlatego istotnym jest aby w razie wątpliwości sprawdzać adres nadawcy maila.

Kalendarz osobisty

• Każdy użytkownik otrzymuje wraz z pocztą własny kalendarz;
• Każdy użytkownik ma prawo udostępnić swój kalendarz inne osobie.

Kalendarz rezerwacji sal

• Dla potrzeb rezerwacji sali konferencyjnej może zostać utworzony kalendarz sali;
• Nazwa kalendarza ma format "AA-BB" gdzie AA to oznaczenie budynku a BB numer sali;
• Kalendarz sali tworzony jest na wniosek kierownika jednostki zawiadującego daną salą;
• Wniosek o kalendarz powinien wskazywać osobę lub osoby, która będzie zarządzać kalendarzem.

Książka adresowa

• W systemie pocztowym tworzone są książki adresowe zawierające dane zgromadzone w systemie Active Directory;
• Każdy pracownik ma prawo wglądu do całej książki adresowej.

Konfiguracja klienta pocztowego Microsoft Outlook

• Dostęp do systemu pocztowego na komputerze jest realizowany domyślnie przez dwa kanały dostępowe:
  • poprzez przeglądarkę internetową, na stronie: https://webmail.pw.edu.pl;
  • poprzez klienta pocztowego Microsoft Outlook:

1. Uruchamiamy program Microsoft Outlook (Aplikacje Microsoft 365 dla przedsiębiorstw) i wpisujemy nasz adres email, klikamy Połącz:

2. W przypadku komputera pracującego w domenie Active Directory konfiguracja przejdzie do następnego punktu 4, w przypadku komputera poza domeną, program kilkukrotnie zapyta o hasło do konta, można zapisać poświadczenia w systemie:

3. W przypadku komputera pracującego w domenie Active Directory w następnym okienku wybieramy Exchange:

4. Ostatnie okienko zawiera podsumowanie konfiguracji, klikamy Gotowe:

Konfiguracja klienta pocztowego Mozilla Thunderbird - odbieranie/wysyłanie poczty ze skrzynki imiennej (IMAP/SMTP)

• Rekomendujemy używanie natywnego klienta poczty jakim jest Microsoft Outlook;
• Nie wspieramy konfiguracji z wykorzystaniem protokołu POP3;
• Protokół IMAP oraz SMTP dla klienta poczty w systemie Exchange nie jest tak samo wydajny jak natywny (np. wolne wysyłanie wiadomości);
• Program Mozilla Thunderbird jest produktem firmy trzeciej i nie jest oficjalnie wspierany przez firmę Microsoft, nie możemy zatem zagwarantować jego poprawnego działania;
• Zarówno program Mozilla Thunderbird, wtyczki podlegają aktualizacjom jak i system poczty centralnej PW (Cumulative Update, Security Update oraz nowsze wersje systemu), z tego względu nie możemy zagwarantować jego poprawnego działania;
• Należy korzystać z wersji ESR (Extended Support Release) o wydłużonym okresu wsparcia, inne wersje potrafią nie działać z protokołami IMAP i SMTP w ramach serwera Exchange Server.

1. Uruchamiamy program Mozilla Thunderbird (testowane na wersji 91.3.2), jeżeli nie widać górnego paska menu, należy na górnej belce, wybrać prawym przyciskiem myszy i z menu kliknąć Pasek menu:

2. Z górnego paska (Pasek Menu) wybieramy Narzędzia > Konfiguracja Kont:

3. Z lewego paska wybieramy Czynności > Dodaj konfigurację konta pocztowego:

4. Wypełniamy dane takie jak: Imię i Nazwisko, Adres e-mail, Hasło (można wybrać Zachowaj hasło).

5. Wybieramy Konfiguruj ręcznie, rozwija się Konfiguracja serwera, wpisujemy:

• Serwer poczty przychodzącej
  • Adres serwera: imap.pw.edu.pl
  • Port: 993
  • Bezpieczeństwo połączenia: SSL/TLS
  • Metoda uwierzytelniania: Zwykłe hasło
  • Nazwa użytkownika: pozostawiamy bez zmian (adres email)
• Serwer poczty wychodzącej
  • Adres serwera: smtp.pw.edu.pl
  • Port: 587
  • Bezpieczeństwo połączenia: STARTTLS
  • Metoda uwierzytelniania: Zwykłe hasło
  • Nazwa użytkownika: pozostawiamy bez zmian (adres email)

7. Klikamy Gotowe, a potem Zakończ:

Po konfiguracji klienta pocztowego Mozilla Thunderbird nie widać wszystkich folderów skrzynki pocztowej, jak przywrócić ich widoczność ?

1. Program Mozilla Thunderbird domyślnie ściąga tylko folder główny (Inbox), aby synchronizować inne foldery należy prawym przyciskiem myszy na koncie wybrać Menedżer subskrybcji:

2. Poczekać chwilkę i z listy wybrać foldery do synchronizacji, a następnie kliknąć Subskrybuj oraz OK:

Po konfiguracji klienta pocztowego Mozilla Thunderbird nie widać skrzynek współdzielonych, jak przywrócić ich widoczność ?

• W przypadku konfiguracji skrzynki imiennej w programie Microsoft Outlook skrzynki współdzielone są widocznie automatycznie, w programie Mozilla Thunderbird każdą skrzynkę współdzieloną należy skonfigurować ręcznie;
• Ze względów bezpieczeństwa nie odblokowujemy bezpośredniego logowania na skrzynki współdzielone;
• Aby skonfigurować dostęp do skrzynki współdzielonej należy:

1. Dokonać konfiguracji skrzynki pocztowej zgodnie z punktem 1-4 wg instrukcji: Konfiguracja klienta pocztowego Mozilla Thunderbird - odbieranie/wysyłanie poczty ze skrzynki imiennej (IMAP/SMTP), przy czym:

• w polu Imie Nazwisko wpisujemy nazwę skrzynki współdzielonej zamiast imiennej;
• w polu Adres e-mail wpisujemy adres skrzynki współdzielonej;
• w polu Hasło wpisujemy hasło do skrzynki imiennej.

2. Analogicznie jak w skrzynce imiennej, klikamy Konfiguruj ręcznie i wpisujemy następującą konfigurację:

• Serwer poczty przychodzącej
  • Adres serwera: imap.pw.edu.pl
  • Port: 993
  • Bezpieczeństwo połączenia: SSL/TLS
  • Metoda uwierzytelniania: Zwykłe hasło
  • Nazwa użytkownika: adres_email_skrzynki_imiennej\adres_email_skrzynki_współdzielonej
• Serwer poczty wychodzącej
  • Adres serwera: smtp.pw.edu.pl
  • Port: 587
  • Bezpieczeństwo połączenia: STARTTLS
  • Metoda uwierzytelniania: Zwykłe hasło
  • Nazwa użytkownika:adres_email_skrzynki_imiennej

3. Klikamy Gotowe, a potem Zakończ:

Konfiguracja klienta pocztowego Mozilla Thunderbird - praca z kalendarzem, zadaniami, kontaktami

• W programie Microsoft Outlook wszystkie funkcje poczty centralnej PW są automatycznie dostępne, natomiast w programie Mozilla Thunderbird wymaga to dodatkowej konfiguracji i dotyczy ograniczonej funkcjonalności;
• Opisywane poniżej wtyczki są rozwiązaniami darmowymi i nie są oficjalnie wspierane przez firmę Microsoft, nie możemy zatem zagwarantować ich poprawnego działania.

1. Uruchamiamy program Mozilla Thunderbird (testowane na wersji 91.3.2), z górnego menu (jeżeli nie widać górnego menu postępuj zgodnie 1 punktem instrukcji: Konfiguracja klienta pocztowego Mozilla Thunderbird - odbieranie/wysyłanie poczty ze skrzynki imiennej (IMAP, SMTP)) wybieramy Narzędzia > Dodatki i motywy:

2. Następnie w polu Znajdź więcej dodatków, wpisujemy TBSync i klikamy na lupkę:

3. Otworzy się po prawej stronie zakładka z wyszukanymi dodatkami, należy zainstalować TBSync oraz Provider for Exchange ActiveSync poprzez kliknięcie przycisku +Zainstaluj:

4. Program zapyta się o rozszerzenie uprawnień, klikamy Dodaj oraz potwierdzamy przyciskiem OK:

5. Zamykamy zakładki programu Mozilla Thunderbird, z górnego menu wybieramy Narzędzia > Ustawienia synchronizacji (TbSync):

6. Z dolnego menu Akcje konta wybieramy + Dodaj nowe konto > Exchange ActiveSync, wypełniamy pola: Nazwa konta, Nazwa użytkownika (adres email), Hasło, klikamy Wykryj automatycznie ustawienia i dodaj konto:

7. W następnym okienku, zaznaczamy:

• Włącz i synchronizuj to konto;
• Wybieramy z Dostępne zasoby elementy, które chcemy synchronizować np. Kalendarz;
• Ustawiamy w polu Okresowa synchronizacja (W minutach) wartość 1, klikamy Synchronizuj teraz, możemy zamknąć okienko.

8. Od wersji 100.x.x.x mogą wystąpić problemy z pobraniem aktualnej wersji wtyczek poprzez oficjalny kanał dystrybucji Mozilla, należy pobrać najnowszą wersję bezpośrednio z platformy GitHub:

• TBSync: jobisoft/TbSync;
• Provider for Exchange ActiveSync: jobisoft/EAS-4-TbSync.

9. Zaktualizować lub na nowo zainstalować nowszą wersję wtyczek z plików, wybierając z menu Narzędzia > Dodatki i motywy, klikamy na trybik > Zainstaluj dodatek z pliku... > wskazujemy pobraną wtyczkę:

10. Potwierdzamy dodanie wtyczki zgodnie z punktem 4, proces powtarzamy analogicznie dla drugiej wtyczki.

Pełna integracja z usługą Microsoft Exchange w kliencie pocztowym Mozilla Thunderbird - płatna wtyczka

Opisywana poniżej wtyczka dla programu Mozilla Thunderbird (testowane na wersji 91.3.2) jest jest produktem firmy trzeciej i nie jest oficjalnie wspierana przez firmę Microsoft, nie możemy zatem zagwarantować jej poprawnego działania.

1. Należy dokonać konfiguracji skrzynki pocztowej zgodnie z punktem 1-4 wg instrukcji: Konfiguracja klienta pocztowego Mozilla Thunderbird - odbieranie/wysyłanie poczty ze skrzynki imiennej (IMAP, SMTP);

2. Kolejnym krokiem w tym przypadku zamiast wybrania Konfiguruj ręcznie wybieramy Kontynuuj program wykona auto-detekcje protokołu dostępu do skrzynki i wykryje konfigurację serwera centralnej poczty PW (Exchange):

3. W pełni świadomi że wtyczka jest płatna (Uczelnia nie posiada licencji, zakup należy dokonać we własnym zakresie) zgadzamy się na instalację, klikając Zainstaluj;

4. Program poinformuje o pomyślnym skonfigurowaniu konta, wybieramy Zakończ, wtyczką będzie działa w trybie licencji próbnej na okres 30 dni, więcej informacji na stronie: https://www.beonex.com/owl;

5. Wszelkie nieprawidłowości z działaniem wtyczki należy zgłaszać do producenta rozwiązania na adres email (tylko w języku angielskim): owl.support@beonex.com.

Program Mozilla Thunderbird, a bezpieczeństwo przechowywania haseł

• Standardowo skonfigurowana skrzynka i zaznaczona opcja przy dodawaniu skrzynki (Zachowaj hasło) w odróżnieniu od programu Microsoft Outlook przechowuje hasła w programie;
• Domyślnie hasła można podejrzeć po uruchomieniu programu Mozilla Thunderbird, wystarczy wejść do Preferencje > Prywatność i bezpieczeństwo > Zachowane hasła > Wyświetl hasła;
• W przypadku programu Microsoft Outlook, hasło jest przechowywane w systemie (Menedżer poświadczeń), nie ma możliwości bezpośredniego podejrzenia hasła:

1. Aby zabezpieczyć się przed ujawnieniem haseł należy kliknąć Używaj hasła głównego i ustawić hasło:

2. Takie ustawienie spowoduje że przy każdym uruchomieniu programu Mozilla Thunderbird użytkownik będzie poproszony o hasło główne, próba uzyskania haseł dostępowych do kont będzie niemożliwa;

3. Więcej informacji o bezpieczeństwie Mozilla Thunderbird w artykule: Ustawienia prywatności i bezpieczeństwa, który jest dostępny na oficjalnej stronie programu: https://support.mozilla.org/pl/products/thunderbird/privacy-and-security-settings.

Automatyczne odpowiedzi / odpowiedzi na czas nieobecności / odpowiedzi po zakończeniu pracy

• Aby ustawić odpowiedzi automatyczne trzeba zalogować się do poczty za pośrednictwem adresu https://webmail.pw.edu.pl
• Przejść w ustawieniach (ikona koła zębatego) do opcji, z menu w sekcji poczta wybrać odpowiedzi automatyczne.
• Następnie trzeba zaznaczyć "Wysyłaj odpowiedzi automatyczne" oraz "Wysyłaj odpowiedzi automatyczne do nadawców spoza mojej organizacji" i "Wysyłaj odpowiedzi automatyczne do wszystkich zewnętrznych nadawców".
• W kolejnym kroku trzeba wypełnić pola tekstowe treścią która zostanie wysłana jako odpowiedź na wiadomość mailową.
• Można wpisać tą samą treścią oba pola (dla nadawców z tej samej organizacji (@pw.edu.pl) oraz zewnętrznych) lub różnymi wiadomościami.
• Jeżeli nie określi się okresu w którym odpowiedź automatyczna ma być wysyłana to odpowiedzi będą wysyłane od momentu zapisania do momentu wyłączenia odpowiedzi automatycznych poprzez ten panel.
• Na koniec wciskamy przycisk "Zapisz" znajdujący się na górze tej części strony.