Zakładamy, że chodzi o wdrożenie a nie o integrację. Zgodnie z przyjętym harmonogramem, start produkcyjny planowany jest na początek listopada br.
System przyjmuje zarówno dokumenty podpisane elektronicznie jak i zeskanowane pisma podpisane odręcznie. W obu przypadkach, procedura przetwarzania jest identyczna (za wyjątkiem wprowadzenia dokumentu do systemu).
Generalnie temat liczby przyszłych sekretariatów jest teraz analizowany. Możliwe jest parę wariantów: albo powstanie wspólny sekretariat dla tych jednostek, które go nie mają albo jeśli to możliwe zostaną dołączone do istniejących sekretariatów.
Politechnika Warszawska wdraża system EZD PUW. System EZD RP nie posiada wersji produkcyjnej; obecnie jest testowany jego siódmy prototyp. Politechnika Warszawska nie jest udziałowcem tego projektu.
System EZD PUW jest systemem kancelaryjnym i ma na celu zcentralizowanie wszystkich czynności kancelaryjnych w jednym wspólnym systemie. Oznacza to, że każda jednostka organizacyjna PW będzie miała dostęp do systemu EZD PUW, a każdy pracownik PW będzie miał w tym systemie swoje imienne konto, na którym będzie prowadził swoją dokumentację. Przekazywanie dokumentów do innych pracowników lub jednostek organizacyjnych będzie odbywało się drogą elektroniczną w systemie EZD. Wyjątek stanowić będą dokumenty, których treść lub charakter (zgodnie z JRWA) nie może być przekazywana elektronicznie.
Posiadanie podpisu elektronicznego nie jest warunkiem niezbędnym do korzystania z systemu, niemniej obecnie większość kierowników j.o. posiada już podpis elektroniczny. Pozostałe osoby, które będą musiały posiadać podpis elektroniczny z uwagi na stanowisko lub charakter swojej pracy są proszone o kontakt z SD.
Zgodnie z harmonogramem wdrożenia, testy systemu planowane są na październik br.
System EZD PUW działa na przeglądarce internetowej więc można go obsługiwać w innych systemach operacyjnych - ale w ograniczonym zakresie, jest pewien problem. Tylko na systemie Windows działa dodatek Addin, który jest odpowiedzialny za edycję i wersjonowanie dokumentów, podpisywanie dokumentów, akceptację i pełną współpracę z pakietem MS Office.
Docelowo, dodatek Addin ma działać również na systemie MacOS, ale nie znamy daty.
Nie posiadamy informacji potwierdzających integrację z systemem Linux."
EZD jest systemem, który w końcowym zamiarze ma wyeliminować wewnętrzną korespondencję papierową, a także na ile pozwoli natura korespondencji i zewnętrzną korespondencję papierową. Rejestr umów jest narzędziem nie związanym bezpośrednio z systemem EZD.
Każdy pracownik PW będzie miał dostęp do systemu EZD PUW z poziomu przeglądarki internetowej. Do właściwej pracy na systemie minimalne wyposażenie to skaner do dokumentów, dostęp do Internetu, program do skanowania i eksportowania skanów do EZD. Instalację zapewni CI PW.
Natomiast procedura zamawiania i obsługi podpisu elektronicznego zamieszczona jest na stronie CI PW.
Zgodnie z harmonogramem wdrożenia, testy systemu planowane są na październik br.
Tak. System EZD PUW umożliwia dodawanie szablonów dokumentów, które są dedykowane dla całej uczelni jak również takie do których dostęp będą miały tylko uprawnione osoby.
W systemie EZD PUW pisma przychodzące i wychodzące powinny być rejestrowane w punkcie kancelaryjnym. Pracownik punktu kancelaryjnego otwiera kopertę, rejestruje pismo w systemie EZD PUW i kieruje dany dokument do osoby lub jednostki organizacyjnej wskazanej na dokumencie. Jeśli przesyłka trafi bezpośrednio do j.o., to powinna zostać wprowadzona do systemu EZD przez pracownika sekretariatu j.o.
System EZD obsługuje zarówno dokumenty zewnętrzne jak i wewnętrzne. To, w jaki sposób dany dokument powinien być przetwarzany reguluje instrukcja kancelaryjna, kategorie JRWA - Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.
Sposób w jaki dany dokument powinien być przetwarzany reguluje instrukcja kancelaryjna, kategorie JRWA - Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.
Na początku szkolone będą osoby pracujące w punktach kancelaryjnych. Następnie wybrane grupy pełniące funkcje w sekretariatach i osoby na stanowiskach kierowniczych. Na końcu użytkownicy końcowi. Będą przygotowane również filmy instruktażowe i udostępnione dla wszystkich chętnych do samokształcenia.
Generalnie temat liczby przyszłych sekretariatów jest teraz analizowany. Możliwe jest parę wariantów: albo powstanie wspólny sekretariat dla tych jednostek, które go nie mają albo jeśli to możliwe zostaną dołączone do istniejących sekretariatów.
Sposób w jaki dany dokument powinien być przetwarzany (w tym archiwizowany) reguluje instrukcja kancelaryjna, kategorie JRWA - Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.
System umożliwia ustawienie zastępstwa na każdym stanowisku. Niestety system nie rozpoznaje typu sprawy, więc nie jest możliwe automatyczne przydzielanie spraw zgodnie z wew. ustaleniami.
Tak, najbliższy przykład to SGH.
Tak zostaną ujednolicone w przypadku spraw standardowych , czyli takich samych dla całej uczelni np. pełnomocnictwa, uchwały senatu.
Zakładamy, że szkolenia będą się odbywały online z wykorzystaniem aplikacji Teams a także samodzielnie przy wykorzystaniu materiałów filmowych umieszczonych w dostępnym dla pracowników miejscu.
Bezpośrednio EZD nie jest powiązane z SAP. EZD jest przeznaczone do obsługi korespondencji.
Tak Filia w Płocku jest uczestnikiem wdrożenia testowego.
Tak, każde pismo powinno być zarejestrowane w systemie EZD. Dzięki temu będzie można, np. śledzić historię obiegu danego dokumentu.
System EZD PUW nie zakłada sam sprawy. Robi to pracownik merytoryczny. Przy zakładaniu sprawy należy najpierw wybrać kategorię JRWA. W kolejnym kroku system sam nada kolejny nr sprawy w wybranej kategorii. System też automatycznie doda symbol j.o.
Czekamy na zakończenie integracji z ePUAP i przetestowanie systemu przez ekspertów z Centrum Kompetencyjnego EZD z SGH. System testowy zostanie udostępniony użytkownikom końcowym po przeprowadzeniu szkoleń z jego obsługi.
Nie zakładamy takiego obrotu spraw. Nie dołączenie w praktyce oznacza pozostanie przy tradycyjnym obsługiwaniu korespondencji.
Politechnika Warszawska wdraża system EZD PUW. System EZD RP nie posiada wersji produkcyjnej. Obecnie jest testowany siódmy prototyp systemu EZD RP. Przedstawiciele PW uczestniczą w pracach polegających na testowaniu prototypu systemu EZD PR.
EZD będzie zintegrowane z ePUAP oraz każdą skrytką. EZD będzie pobierał informacje z ESP PW, a co za tym idzie z ESP wydziałowych.
Szkolenia będą prowadzone przez konsultantów wspierających z Centrum Kompetencyjnego SGH a także przez wyszkolonych specjalistów z PW.
Niezbędny sprzęt komputerowy zostanie dostarczony przez CI PW.
System EZD umożliwia dokonywania analizy porównawczej wg różnych kryteriów (m.in. liczba użytkowników, dokumentów elektronicznych, naturalnych i skanowanych, liczba wysyłek i podpisów itp.).
Nie zakładaliśmy takiego podziału grup szkoleniowych ponieważ rodzaj wykonywanych operacji w EZD nie zależy od wydziału tylko od miejsca w pracy i zadań w jednostce organizacyjnej. Ale nie wykluczam takiej opcji chociaż jest ona utrudnieniem w optymalizacji czasu szkoleń, bo np. użytkownik końcowy z danej jednostki organizacyjnej (JO) wykonuje częściowo inne operacje niż pracownik sekretariatu albo punktu kancelaryjnego.
Skład chronologiczny będzie częścią punktu kancelaryjnego jeśli chodzi o dostęp do materiałów papierowych i będzie możliwość np. wypożyczenia danego dokumentu w wersji papierowej lub wypisania go ze składu. Każda tego typu czynność będzie odnotowana w systemie EZD. Jeśli chodzi o dostęp do materiałów cyfrowych to będzie do nich dostęp z każdego miejsca w systemie EZD.
Są takie założenia ale na chwilę obecną jest za wcześnie żeby mogły powstać konkretne detaliczne wytyczne. Potrzebne jest najpierw osiągnięcie kompetencji w pracy na systemie przez wszystkich jego użytkowników.
Powrót do spisu treści