Procedura zgłaszania zapotrzebowania na licencje

Procedura zgłaszania zapotrzebowania na licencje

  1. Pełnomocnicy ds. kontaktów z CI przekazują do CI do dnia 31 marca 2015 r. informację o zapotrzebowaniu na licencje zgodnie ze wzorem przedstawionym w załączniku nr 2, z tym zastrzeżeniem, że proces zamawiania licencji nie podlega negocjacjom. Oznacza to, że zgłoszenie zapotrzebowania stanowi akceptację ustaleń tej procedury, bez możliwości odstąpienia od niej. Informacja o zapotrzebowaniu powinna być podpisana przez Dziekana wydziału.
  2. CI, po zebraniu zapotrzebowania, przeprowadza rozpoznanie w zakresie kosztów licencji i przekazuje do dnia 30 kwietnia 2015 r. szczegółową informację do jednostek  organizacyjnych o kosztach przypadających na dany wydział za ilości licencji podane w formularzu stanowiącym załącznik nr 2.
  3. Pełnomocnicy ds. kontaktów z CI wypełniają, na podstawie informacji o zapotrzebowaniu swojej jednostki organizacyjnej oraz otrzymanych z CI informacji o kosztach zamawianych licencji, formularz zamówienia licencji, zgodnie ze wzorem przedstawionym w załączniku nr 3.
  4. Pełnomocnicy ds. kontaktów z CI, po potwierdzeniu zapotrzebowania, o którym mowa w punkcie 3, przez Dziekana oraz Pełnomocnika Kwestora (wymagane podpisy) przesyłają formularz zamówienia licencji – w wyznaczonym terminie 7 dni od otrzymania informacji o kosztach - do wskazanej osoby po stronie Centrum Informatyzacji.
  5. Wyznaczona komórka organizacyjna Centrum Informatyzacji analizuje formularze zamówienia i na ich podstawie przygotowuje zamówienie licencji oprogramowania zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2013, poz. 907).
  6. Zakupione licencje (o ile nie wskazano inaczej), dystrybuowane będą do jednostek organizacyjnych przez Centrum Informatyzacji.
  7. Po realizacji wszystkich powyższych kroków procedury, nastąpi obciążenie jednostek organizacyjnych kosztami zakupu zamówionych licencji.