Wdrożenie SAP-FI na Politechnice Warszawskiej

W 2013 r. rozpoczęły się prace wdrożeniowe polegające na rozszerzeniu funkcjonującego systemu SAP-HR (ang. Human Resources), w zakresie obsługi kadrowo-płacowej i szeroko rozumianego zarządzania zasobami ludzkimi, o system SAP-FI (ang. Financial Accounting), wspierający zarządzanie majątkiem i finansami Uczelni. Realizacja tego projektu wpisuje się w strategię rozwoju Uczelni, której częścią jest zapewnienie możliwości kompleksowego zarządzania jej aktywami. Wdrożenie nowoczesnego systemu SAP-FI w połączeniu z wdrożonym już modułem SAP-HR oraz systemami wspomagającymi takimi, jak USOS i Akademik, ma zapewnić szybki operacyjny dostęp do niezbędnych informacji integrując i przetwarzając rozproszone wcześniej dane.

Cele projektu:

  • Usprawnienie mechanizmów planowania finansowego i rachunkowości zarządczej,
  • Wprowadzenie narzędzi klasy Business Intelligence i wykorzystanie ich w zarządzaniu uczelnią (nowoczesne narzędzia analizy i raportowania),
  • Ujednolicenie procesów związanych z obsługą zdarzeń gospodarczych we wszystkich jednostkach organizacyjnych PW i realizacja wszystkich procesów z poziomu jednego zintegrowanego systemu informatycznego,
  • Zapewnienie jednolitego wsparcia dla procesów związanych z prowadzeniem badań naukowych oraz działalnością dydaktyczną i sprawami studenckimi dla całej uczelni,
  • Ujednolicenie i centralizacja zasobów informacji zarządczej gromadzonej i przetwarzanej na uczelni,
  • Eliminacja przestarzałych systemów informatycznych,
  • Polepszenie komunikacji i przepływu informacji w skali całej uczelni. 

Projekt koordynowany był przez Kierownika Projektu - mgr inż. Gabriela Matusa przy udziale:

Projekt realizowany był częściowo w oparciu o fundusze UE przydzielone w ramach wniosku o dofinansowanie na:

„Wdrożenie wybranych modułów funkcjonalnych Systemu SAP lub ich części w obszarze finansów, zarządzania majątkiem Politechniki Warszawskiej i rezerwacji sal wykładowych Zamawiającego”

Status Projektu: Zakończony

Plan Realizacji: 

Etap I – Opracowanie Dokumentacji Szczegółowej Koncepcji Wdrożenia – etap zakończony 31.10.2013 

Etap II  Wyłonienie Wykonawcy Wdrożenia  etap zakończony 31.01.2014

Etap III – Wdrożenie i start produktywny następujących modułów – etap zakończony 31.07.2014

  • FI - rachunkowość finansowa
  • FI-AA - zarządzanie środkami trwałymi
  • CO- kontroling
  • PS - zarządzanie projektami
  • SD - sprzedaż i dystrybucja
  • MM - gospodarka materiałowa
  • REZSAL - rezerwacja sal

Etap III Projektu – „Wdrożenie Systemu SAP-FI z modułami powiązanymi w Politechnice Warszawskiej” – został zgłoszony do prestiżowego konkursu SAP Quality Awards i zdobył II miejsce w kategorii „Szybkie Wdrożenie” („Rapid Delivery Category”) na rynku Europy Centralnej i Wschodniej („Central and Eastern Europe”). Tym samym Politechnika Warszawska nabyła prawo do posługiwania się prestiżowym znakiem SAP Quality Awards. Więcej o konkursie...

Etap IV – Wdrożenie  i start produkcyjny wymaganych modułów – etap zakończony 31.08.2015 

  • FI-CA - rozrachunki masowe (ze studentami)
  • BW (Business Warehouse) - hurtownia danych

Moduł SAP FI-CA jest pomyślany do obsługi rozliczeń z klientami masowymi. W przypadku PW został zastosowany do rozliczeń ze studentami. Liczba studentów studiujących na PW (ponad 30 000) oraz różnorodność sposobu rozliczeń (płatności i obciążeń) generują potężną liczbę danych, potwierdzając zasadność zastosowania rozwiązań zawartych w tym module. Pozwala on m. in. na bezpośrednią bieżącą obsługę zobowiązań przez masową liczbę użytkowników, a zarazem zabezpiecza śledzenie bieżącego stanu tych rozliczeń. W celu zapewnienia szybkiej obsługi takiej liczby danych, w architekturze rozwiązania zastosowano mechanizm tzw. szyny wymiany danych (szyna PI). Jest to dodatkowy element, który realizuje proces wymiany i synchronizacji danych między systemami SAP FI-CA oraz systemów USOS i Akademik.

Z kolei moduł BW, zwany hurtownią danych, umożliwia generowanie skomplikowanych raportów analitycznych wykorzystujących dane pochodzące ze wszystkich modułów systemu. Można powiedzieć bez przesady, że to raporty generowane w tym module i analizy danych z tych raportów decydują o tym, że SAP jest systemem do zarządzania i planowania zasobów podmiotów gospodarczych. Pomimo tego, że został wyznaczony konkretny termin zakończenia wdrożenia to można powiedzieć, że jest to termin związany tylko z podstawowym zakresem raportowania. Oczywistym jest, że ich liczba i rodzaj będzie rosnąć w miarę dalszego precyzowania wymagań kierownictwa PW oraz jednostek zewnętrznych, do których PW jest zobowiązana przesyłać informacje.

Projekt „Wdrożenie Systemu SAP-FI z modułami powiązanymi w Politechnice Warszawskiej” został oficjalnie zakończony w dniu 31.08.2015 r. Po odbiorze wszystkich Produktów określonych w Umowie, System przeszedł w stan bieżącej eksploatacji. Rozpoczął się etap świadczenia usług utrzymania i wsparcia przez Zespół ds. eksploatacji Centrum Informatyzacji.
System SAP-FI przejął cały zakres funkcjonalny wygaszonego Systemu FK (Finansowo-Księgowego) oraz lokalnych systemów wydziałowych w następującym zakresie:

  • Finanse i księgowość,
  • Zarządzanie środkami trwałymi,
  • Rachunkowość zarządcza,
  • Zarządzanie Projektami,
  • Sprzedaż i dystrybucja,
  • Gospodarka materiałowa,
  • Rezerwacja sal.

Dzięki wdrożeniu modułu FI-CA, który dedykowany jest rozliczeniom masowym, osiągnięto nową jakość w postaci pełnej obsługi masowych rozrachunków ze studentami, natomiast uruchomienie modułu „Hurtownia danych”, umożliwia jednolite raportowanie z całej Uczelni na bieżąco.

Zgodnie z przyjętą strategią Hurtownia Danych stanowić będzie podstawę narzędzi Business Intelligence do wspierania decydentów w podejmowaniu decyzji zarządczych.