Wdrożenie CM USOS na Politechnice Warszawskiej

W momencie rozpoczęcia projektu na poszczególnych wydziałach funkcjonowało ponad dziesięć różnorakich programów do obsługi toku studiów. Tak sytuacja utrudniała nie tylko procesy standaryzacyjne, ale także opracowywanie informacji zbiorczych dotyczących statystyk toku studiów oraz kosztów poszczególnych kierunków.

Cele i zakres projektu 

Celem nadrzędnym projektu jest wdrożenia pełnej funkcjonalności systemu USOS we wszystkich jednostkach wydziałowych oraz innych jednostkach biorących udział w obsłudze toku studiów.

Zakładane jest, że wdrożenie USOS, jako jednolitego systemu centralnego doprowadzi do konsolidacji danych i ograniczenia miejsc ich występowania. Dzięki temu oczekuje się obniżenia kosztów obsługi informatycznej, ujednolicenia zasad dotyczących obsługi toku studiów, zwiększenia efektywności w zarządzaniu i raportowaniu danych związanych z tokiem studiów, uzyskania bieżącej informacji o rozliczeniach płatności studenckich. Dane tego typu są potrzebne nie tylko na poziomie wydziałów uczelni, ale także i na poziomie ministerialnym, co jest związane z koniecznością raportowaniu szeregu danych do systemu POL-on. 

Obszar projektu

Projekt wdrożenia systemu USOS dotyczy najżywotniejszych obszarów funkcjonowania uczelni i dotyczy wszystkie jednostki wydziałowe jak i wybrane działy administracyjne wspierające obsługę lub rozliczanie toku studiów. W ramach realizacji projektu obok wspomnianych wyżej celów oczekuje się uzyskania centralnego wydajnego i skutecznego systemu informatycznego ułatwiającego przepływ danych i łączącego wiele różnych systemów informatycznych do obsługi np. rekrutacji, immatrykulacji, zakwaterowania i domów studenckich, biblioteki i dorobku naukowego pracowników, wymiany międzynarodowej itd. 

Struktura projektu 

Projekt wdrożenia centralnego systemu USOS został zainicjowany decyzją Rektora Politechniki Warszawskiej nr 163/2013 roku z dnia 20 grudnia 2013 roku powołującą strukturę zarządzania projektem oraz zespół wdrażający.  

Rysunek 1. Struktura zarządzania projektem

Ze względu na szeroki zakres projektu zbudowano silny zespół wdrożeniowy, który obecnie dysponuje znacznym doświadczeniem. Projekt realizowany jest przez Kierownika Projektu - mgr Marcina Drozda oraz przez dr inż. Lecha Knapa (z-ca Kierownika Projektu) przy udziale podzespołów. W skład podzespołów wchodzą:

  • Podzespół rozwoju aplikacji i zarządzania danymi – zespół tworzą mgr inż. Adam Fabisiak, mgr inż. Arkadiusz Skupiński, mgr inż. Michał Trzeciak oraz inż. Maciej Chmieliński, . Zespół pełni także rolę tzw. drugiej linii wsparcia.
  • Podzespół bezpośredniego wsparcia użytkowników - tzw. pierwsza linia wsparcia - zespół tworzą mgr inż. Robert Borysik, Marcin Grabowski, Justyna Skowron oraz mgr inż. Karol Zglejszewski;
  • Podzespół ds. Utrzymania Systemów i Sieci – zespół tworzą mgr inż. Marek Majchrowski, mgr inż. Maciej Podstawka, mgr inż. Mariusz Stelmach.

We wdrożeniu systemu USOS bardzo aktywny udział biorą także inne zespoły Centrum Informatyzacji oraz pracownicy Działu ds. studiów pod kierownictwem mgr inż. Lucyny Szypulskiej-Czkwianianc, Biura Spraw Studenckich pod kierownictwem mgr Ewy Kowalskiej, Działu Ewidencji Studiów pod kierownictwem mgr inż. Marka Sołtyskiego oraz Biura ds. Przyjęć na Studia pod kierownictwem dr. inż. Zdzisława Mączeńskiego. 

Status realizacji prac projektowych 

Od początku projekt wdrożenia systemu USOS został uruchomiony w celu dostarczenia spójnej i zcentralizowanej platformy dotyczącej obsługi toku studiów oraz w celu zapewnienia scentralizowanego systemu do obsługi rozliczeń i płatności ze studentami. Założono, że dzięki realizacji projektu będzie możliwe spójne raportowanie do systemu POL-on.

W pierwszej fazie projektu system USOS został testowo wdrożony na trzech wydziałach, a kolejne trzy wydziały przyłączyły się jeszcze w tej fazie wdrożenia. W wyniku pierwszej fazy wdrożenia zebrane zostały bogate doświadczenia, które pozwoliły na podjęcie decyzji o szerokim wykorzystaniu na Uczelni systemu USOS jako systemu centralnego obejmującego wszystkie jednostki wydziałowe w zakresie rozliczeń, obsługi stypendialnej oraz płatności studenckich. Wdrożenie objęło także integrację z systemem SAP – właśnie w zakresie obsługi płatności studenckich oraz stypendiów. Druga faza wdrożenia systemu USOS oficjalnie zakończyła się wraz z końcem roku akademickiego 2014/2015 i uruchomieniem obsługi płatności studenckich we wszystkich jednostkach wydziałowych.

W czasie trwania drugiej fazy wdrożenia równolegle realizowano wdrożenie obsługi toku studiów w jednostkach wydziałowych. Systemem USOS zostały objęte kolejne cztery wydziały. Natomiast kolejne dwa wdziały podjęły decyzję o przyłączeniu się oraz podjęły prace wdrożeniowe pełnej funkcjonalności systemu USOS. 

Rysunek 2. Wykaz zadań realizowanych w projekcie USOS na poziomie uczelni

Prace związane z wdrożeniem USOS obejmowały szereg innych równoległych prac, które miały na celu głównie uporządkowanie źródeł danych oraz samych danych. W toku trwania pierwszych faz projektu zrealizowano:

  • Stworzenie lub modyfikacja ponad 250 wydruków i raportów,
  • Stworzenie lub modyfikacja ponad 35 formularzy (aplikacja),
  • Modyfikacja ponad 20 modułów funkcjonalnych systemu USOS,
  • Wdrożenie modułu Archiwum Prac Dyplomowych,
  • Wdrożenie modułu Otwartego Systemu Antyplagiatowego,
  • Stworzenie, integracja z SAP oraz wdrożenie modułu Płatności,
  • Modyfikacja i wdrożenie modułu Stypendia,
  • Rozszerzenie funkcjonalności: planista, SRS, rozliczanie pensum, zapisy na zajęcia, zarządzanie tzw. podpięciami,
  • Szkolenia: ok. 320 godz. szkoleń, ponad 1000 pracowników PW,
  • Przesyłanie prac do ORPD: 1180 prac

Objęcie wdrożeniem ponad połowy wydziałów skutkuje stopniowym rozszerzaniem funkcjonalności jakie zapewnia USOS. W najbliższym okresie realizacji projektu – tj. w trzeciej fazie - zakłada się rozszerzenie wykorzystania możliwości systemu USOS oraz podjęcie prac w zakresie:

  • Obsługi i przygotowania suplementu,
  • Obsługi rekrutacji studentów zagranicznych przez system Rekrutacja PW i immatrykulacji przez system USOS,
  • Szerszego zarządzanie danymi podstawowymi studentów przez jednostki wydziałowe,
  • Ankietyzacji zajęć w formie elektronicznej w oparciu o dodatkowe pytania kreowane przez poszczególne wydziały,
  • Utworzenia jednolitej platformy do zapisów na zajęcia – SJO, SWF,
  • Składania wniosków w formie elektronicznej,
  • Obsługi wymiany w ramach programu Erasmus oraz obsługa BWZ,
  • Uruchomienie informatora ECTS/KRK,
  • Uruchomienia nowych funkcjonalności: Planista, SRS, Praktyki (rozbudowa funkcjonalności),
  • Integracji on-line z systemem bibliotecznym Aleph. 

Rysunek 3. Wykaz zadań realizowanych w projekcie USOS na poziomie wydziałów

Podsumowując, obecnie z systemu USOS jako rozwiązania centralnego, w zakresie ewidencji toku studiów oraz obsługi płatności korzysta 20 jednostek wydziałowych. Natomiast z pełnej obsługi toku studiów korzysta obecnie 10 wydziałów a kolejne 2 podjęły wdrożenie. Obecnie w systemie USOS obsługiwanych jest już 43% studentów a po zakończeniu wdrożenia w kolejnych jednostkach będzie to ok. 53% ogółu studentów.