Elektroniczny Obieg Dokumentów

Projekt wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów (dalej EOD) ma na celu usprawnienie w Uczelni sposobu obiegu dokumentów, który w dotychczasowym kształcie (obieg papierowy) jest nadmiernie czasochłonny i mało efektywny. Dzięki nowemu systemowi pełniącemu w przyszłości zadania obecnych ksiąg kancelaryjnych nastąpi przejście do pracy na ich elektronicznych wersjach, co stopniowo ograniczy liczbę dokumentów papierowych funkcjonujących na Uczelni, a przy okazji przyczyni się do podniesienia poziomu bezpieczeństwa informacji.

Dodatkowym celem projektu jest wdrożenie systemu zarządzania relacjami z interesariuszami (CRM). System ten zawierać będzie wielorakie, zintegrowane w ramach całej Uczelni, szczegółowe informacje o prowadzonej współpracy z danym interesariuszem zewnętrznym. W ten sposób dostarczona zostanie platforma do podejmowania decyzji zarówno operacyjnych, jak też do tworzenia długookresowych planów strategicznych w celu poprawienia wzajemnej współpracy.

Zakres projektu

1)      Przygotowanie projektu, w tym powołanie struktur projektowych.

2)      Prace analityczne:

  1. identyfikacja procesów, które wejdą w zakres projektu. Wskazanie właścicieli, przebiegu, danych wejściowych i wyjściowych, potencjalnych usprawnień;
  2. analiza możliwości integracji oprogramowania EOD z obecnie wykorzystywanymi systemami zarządczymi. Wskazanie sposobu integracji.
  3. Wskazanie celowości i możliwych konfiguracji centralnej kancelarii podawczej, w tym elektroniczną skrzynkę podawczą.

3)      Utworzenie centralnej kancelarii podawczej na Uczelni.

4)      Optymalizację procedur i procesów.

5)      Przeprowadzenie postępowania przetargowego na wybór partnera – wykonawcy.

6)      Wdrożenie systemu.

7)      Utworzenie struktury użytkowników i odpowiednich ról w systemie.

8)      Testy systemu.

9)      Prace programistyczne – prace poboczne, wspierające wdrożenie niezwiązane bezpośrednio z konfiguracją / programowaniem aplikacji głównej przez konsultantów zewnętrznych.

10)   Zaznajomienie ServiceDesk z nowym systemem oraz utworzenie procedur wsparcia użytkowników końcowych.

11)   Utworzenie dokumentacji systemu, zarówno konfiguracji jak i końcowych instrukcji użytkowania.

12)   Szkolenia użytkowników kluczowych i końcowych.

13)   Start i utrzymanie systemu.

Przewidywany okres realizacji

Sierpień 2019 – Grudzień 2022

Kamienie milowe

Lp. Termin Działanie
1. Sierpień 2019 Przygotowanie projektu, w tym powołanie struktur projektowych
2. Listopad 2019 Opracowanie SIWZ i innej dokumentacji przetargowej na wyłonienie Wykonawcy wdrożenia
3. Czerwiec 2020 Postępowanie o zamówienie publiczne na wybór Wykonawcy wraz z podpisaniem umowy oraz dostawą wyposażenia
4. Marzec 2021 Opracowanie Dokumentu Szczegółowej Koncepcji Wdrożenia, na podstawie wyników projektu "Analiza procesów zachodzących na Uczelni" wraz ze wstępnym zaprojektowaniem systemu
5. Czerwiec 2022 Utworzenie centralnej kancelarii podawczej
6. Wrzesień 2022 Wdrożenie systemu wraz z testami, szkoleniem użytkowników kluczowych i administratorów
7. Grudzień 2020 Start systemu i pierwsze, krytyczne wsparcie po starcie

 

Logo funduszy europejskich: Wiedza Edukacja Rozwój, Europejski Fundusz Społeczny